料报送参会人员,参会人员应对审议材料进行审阅研究,形成与会意见。建管处负责制作电子版会议手册,成文后交办公室排版,打出后校对无误后制作回忆手册2.建管处应提前两天将会议材料并附各部门的审查意见给局办公室,办公室负责送给各参会人员,参会人员应对审议材料进行审阅研究,形成与会意见。3.会议召开前一天局办公室根据会议安排负责通知各参会单位,并形成参会人员名单,打印后给市政府办公厅综合四处和建管处各两份,综合四处给市长,建管处以此作为签到表。同时办公室通知并协助展馆布置会场。4.建管处同时把会议安排发给展馆,同时通知各汇报单位提前一天把电子和纸质材料送至展馆,展馆按审议的先后顺序把汇报议题(包括各议题的各部门意见的扫描件)打包储存在汇报电脑里,并逐个打开看文件是否能打开,带音频的文件是否有声音,有问题及吋向汇报单位或建管处反映,会议召开半天前向建管处沟通是否议题已收集完毕。二、?会议召开建管处提前一个小时到展馆发放会议手册等材料,一般按汇报先后顺序将会议材料摆放在主席台上,审议议题材料只主席台领导有,其他参会人员只发放会议手册。再重新核对一下汇报的电子文稿,让第一个议题的汇报单位准备好,接着告诉各汜报单位其'r报顺序,待上一个议题汇报完毕后,参会人员发表与会意见时,下一个议题汇报人员在汇报席后等待。三、?会议纪要的形成散会I;•通知各报议题的处室第二天上午提交规委会会议纪要,并附主管领导签字,建管处整理参会人员名单,把各处室的电子版会议纪要整合成完整版的电子会议纪要,把电子版会议纪要和各领导签字-•起提交给办公室,办公室负责规委会会议纪要的文字工作,完成后报给局长签字后报给综四。附件1项0上规委会征求各部门意见部门名称各部门反馈意见情况供热意见供电意见绿色建筑落实情况教育部门意见园林部门意见环保部门意见保障房落实情况交管部门意见机场净空批复文物部门意见消防部门意见区政府意见公建配套
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