件持有人如果岗位调整,不属该受控文件的发放范围时,其持有的受控文件应交回该文件的管理部门。Р4.5.9作废文件处置Р4.5.9.1属整个文件作废时,应按发放范围由文件的归口管理部门组织收回,并在《文件登记及发放审批和发放/回收登记表》(表3.2.3-1)中注明回收日期,作废文件不需要保留时,应由文件归口管理部门统一销毁;为法律和/或积累知识的目的所保留的任何作废文件,都应由文件归口管理部门加盖“作废”章予以标识,并分区保存。Р 无论销毁或保留的作废文件,均应由文件归口管理部门填写《作废文件处置审批表》(表3.2.3-5),经文件审批人批准后,再行处置。Р 4.5.9.2若在整个文件中有部分章节(或条款)作废,应在该文件的目录处及该章节(或条款)所在上(或该条款号前)加盖“作废”章标识;若为文件合订本中某些文件作废,则应在合订本总目录处及该作废文件的封面(或首页)上加盖“作废”章标识。Р 4.6文件的归档与保管Р4.6.l相关法规/技术标准的存档Рa.公司资料室必须对本公司业务范围内常用的相关法规/技术标准存档。Рb.相关法规/技术标准必须单独专柜(架)存放,并按分类标签标识。Рc.发至各部门/人员的相关法规/技术标准必须妥善保管,以防丢失和损坏,并随时接受主控管理部门的管理和控制。Р 4.6.2其他需要移交公司档案室保管的文件应及时交公司资料室资料员登记保管。Р 4.6.3属各职能部门保管的文件,应有专人妥善保管;二级单位应设专职(或兼职)资料管理员负责本部文件的统一管理和保存。Р 4.6.4存放文件的环境应有防尘、防潮湿、防火、防盗和防虫蛀等措施;对于存于软盘/光盘/磁带等媒体上的文件上应采取防磁等相应防护措施。Р 5.记录Р 5.1文件控制涉及以下记录:Р a.《文件登记及发放审批和发放/回收登记表》(表3.2.3-1);Р b.《文件更改审批表》(表3.2.3-2);
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