公室须先敲门,经同意方可进入。Р5、午休时,不得躺卧在椅子或桌子上。Р6、禁止用公司电话打私话。Р(二)办公环境Р1、保持办公区域及办公室卫生、整洁,不得随地吐痰,垃圾、纸屑应放入废纸桶内。Р2、办公物品、资料摆放有序,离开座位须将座椅归位;未经允许,不准随意翻阅他人资料、文稿,不得将私人用品随处存放。Р3、电话、传真机、复印机、打印机、空调、热水器、电灯、电脑等其它办公设备须按规定使用,下班后应检查关闭,妥善放置。Р4、爱护公物、节约水电,下班时关闭门窗、计算机、电灯等电器的电源。Р二、接、打电话规范Р(一)基本要求:Р1、使用电话的人员应备好纸、笔、电话记录本等,方便记录。Р2、通话时姿态要端正,态度和善、语言文明、语速适中、语气亲切、要有微笑的心态。Р3、通话时注意倾听,不能随意打断他人,不能吃东西、喝饮料;通话应简洁明了。Р4、通话中应经常使用对方称呼(姓氏、职位等),并及时回应对方(例如简洁地重复对方的话,表示积极的倾听等)。Р5、通话时使用普通话,话筒要轻拿轻放。Р6、不得在公司的电话上打私人电话。Р(二)接听电话:Р1、来电必须在第二声铃响之后迅即接听,先主动报出公司和部门的名称,问候对方并自报单位(部门)、姓名并确认对方。“您好!XX公司××部(或办公室)”,“请问有什么可以帮忙您吗?”或“请问您找哪位?”若一时腾不出空来,电话响了四次以上,拿起电话就应先向对致歉:“对不起,让您久等了。”Р2、如果对方要找的人就在旁边:“请稍候,我请他(她)接电话”如果对方要找的人在其他办公室:“对不起,他(她)不在这个办公室,请稍等,我帮你找一下!”;或“办公室距离较远,麻烦您打另一个电话×××”。Р3、如果对方要找的人不在公司,应主动提供让对方选择的建议(在可能的情况下,直接回答对方的问题):请说:“对不起,××先生(女士、小姐)现在不在,如有什么事能否替你转告或留言?
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