记录名称;Р记录为防止损坏或丢失,应保管在固定的地方,为存取和查阅方便,一般放在橱、柜内;Р记录存放环境干燥通风、以防变质。Р4、4记录制定的表格Рa、记录表格由归口部门负责制定。Рb、新的记录表格必须按《文件控制程序》进行审批,并报办公室归档。Р4、5记录的编目Р办公室编制《记录清单》,对公司所使用的记录表存档,其中应注明:Рa、记录的名称Рb、记录的保存期限Рc、记录的标识及处理Рd、到期的记录填写《文件处理申请单》,在“处理意见栏”中应注明“作废”,已销毁的记录标明“已销毁”字样。Р4、6记录的查询和借阅Р4、6、1查询和借阅记录必须经记录主管部门负责人同意。Р4、6、2借阅的体系记录应当予以登记,填写《文件借阅(复制)记录》登记表上应注明借阅的记录名称、编号、借阅人,记录返回后在登记表上注明返回日期。Р7记录的改错Р记录一般不允许更改,如发现记录有错漏时可在错漏处划一“-”线,改错人签名或盖章方能生效。Р记录控制程序Р文件编号:SHEMS/HH—CX02Р版本号:A0Р实施日期:2009-09-18Р4、8记录的存放Р4、8、1记录由资料员存放在方便查找的地点,其存放环境应保证干燥整洁。Р4、8、2记录应分类存放。Р4、8、3一般情况下,记录在本部门使用。当合同要求时,必须经总经理或其授权人批准才能提供给顾客或其代表查阅。Р4、8、4记录的保存期Р公司内所有的记录一般保存期为三年,需要改变保存期需经管理者代表批准。Р到期的记录由归口部门按《文件控制程序》进行处理。Р4、9 记录格式Р4、9、1 各部门的记录格式,由各部门负责人负责编制,管理者代表审批,交办公室备案。Р4、9、2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式的设计更改,执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。Р相关文件Р《文件控制程序》Р6、相关记录Р《记录清单》、《文件借阅(复制)记录》、《文件处理申请单》
全文预览
