例分析(1) 尽量不要过于随便地发挥,更不要轻易地表态。(2) 一定要注意采取有利于对方的沟通方式,令对方觉得所陈述的观点、主张确实有利于对方,是对方所需要的。第六章书面沟通一、思考题 1 .什么是书面沟通的特点? 答:(1) 书面沟通的信息可以长期保存, 有助于信息接收者对信息进行深度加工与思考。(2) 书面沟通可以促使信息发送者对自己要表达的东西进行更加认真的思考,使其更加条理化。 10 (3) 书面沟通是一种多样性的有形展示。(4) 耗时较长。(5) 不能及时提供反馈信息。(6 )书面沟通与一般性写作( 如文学、学术等) 是迥然不同的,它具有严谨性与法律效应。 2 .为什么说商务写作不同于一般写作? 答:商务写作与一般写的不同如下表所示: 商务写作一般写作较为严谨、正式平白直述读者针对性强一般应用第一人称或第二人称负有一定的法律责任较为宽松、非正式多有修饰读者多层面运用变换的人称通常无需负有法律责任。 3 .商务信函主要有哪几种类型? 试比较它们各自的沟通目的。(1) 肯定性信函。肯定性信函的主要目的在于向读者提供好消息, 便于读者正确理解, 消除负面影响, 即你同意做某事、答应某个要求, 如发送货物、提供服务、支付款项、出席会议等。(2) 说明性信函。说明性信函的主要目的是向读者说明情况, 便于读者了解有关信息。其基本结构为: (3) 负面性信函。负面性信函的主要目的在于告知读者坏消息, 让读者阅读、理解并接受该消息,同时保持公司或撰写者已有的良好形象和信誉。这类信函包括否定信、拒绝信、警告或处分信、不良业绩评估信、解雇信等。(4) 劝说性信函。在撰写这类信函中,你需要陈述某个观点、推销某种产品、推荐某项服务或你自己,努力改变读者的态度,使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣,最终做你所希望他们做的事情,同意你的要求,采纳你的建议,购买你的产品,接受你的服务或录用你等。
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