目报建过程重复利用的资料较多,工避免收集归档时资料重复收集。解决方法是将归档资料备案再鉴别筛选,将结论性资料整理归档。资料要用原件,如用复印件要说明原件去处。 2 、要避免错误资料归档。如图纸资料、各类审核审查资料有时已经多次反复修改变更, 一起归档时容易出现混乱使用。解决方法是初步设计、方案资料不归档,图纸资料、审查审核资料要以最后确认件进行归档。 3、在建资料要避免忽略归档, 工程技术经济签证( 涉及设计、材料、工期等变更) 、工程进度清单报表资料、会议纪要、请示、来往函件等, 这些资料是项目建造的重要组成部分和有关结论的依据, 必须完整收集归档。 4 、验收备案资料与结算审核资料要避免资料不全,如部分验收报告缺失或没有、结算时一些补充资料已提交审核部门不留备份等。档案管理者应熟悉验收备案资料与结算审核项目资料内容, 及时检查是否出现资料不全,缺漏要及时跟进补充完整。 5 、编制卷内文件页码时,以有效内容的页面编写页号,一页一号, 各卷之间不连续编号。 6 、成册、成套文件或图纸已有页号不重新编号。 7 、底图不装订、不折叠。三、基建项目档案资料的移交本文所述档案移交为本单位基建部门向档案室移交。项目档案资料移交时应编制档案材料移交目录, 注意移交要求, 移交时间, 简要说明基建工程项目名称、工程概况、移交项目内容、份数、页数、原件或复印件等。 1 、移交时应检查归档移交文件材料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。 2 、移交归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。 3 、移交归档的案卷应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。 4 、移交双方应清楚移交档案的范围,保证移交的档案齐全完整。
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