者报到至与会者离开,会议的承办者要做好一条龙服务,哪一个环节不周到,都会影响大会的质量,影响与会者对承办者的印象。有些会务承办者只注重会前准备和会中服务,而忽略了离会服务工作,造成虎头蛇尾现象,给与会者留下不好的印象,也影响自身形象。因此,会务工作人员必须注重离会服务工作,有外地人员参加的大中型会议,做好大会的离会工作尤为重要。**二、离会服务工作(一)和与会人员清理结算账目会议费用的承担大致有三种情况:一是会议所有费用都由主办方承担;二是主办方担负会务费,其他费用由与会者自理;三是所有费用都由与会者担负,承办方只负责会务组织和服务。究竟如何承担,会议通知上一般都写得很清楚。会议一结束,会务主办方就要安排与会者结算会务费用,同时向缴费者提供相关发票,以供与会者回单位后报销。*二、离会服务工作(1)由主办方承担全部费用的会议。由主办方承担全部费用的会议,结算项目和其他情况基本相同,但结算程序相对复杂。结算程序则是从发会议邀请函时就要做好准备,会议回执项目要设计齐全,并要求与会者准确填写个人信息,以免非参会人员参会,增加会议负担。会议回执不仅包括参会者的姓名、性别和职务,还要写清每个单位参会的人数*二、离会服务工作(2)主办方担负会务费,其他费用由与会者自理的会议。这里的其他费用一般包括住宿费、餐饮费、车船机票费及旅游参观费用等。有的会议旅游参观费用也由主办方承担,与会者参会是由原单位同意的,原单位会负责报销住宿费和车船费,其他费用则一般不予报销。*二、离会服务工作(3)所有费用都由与会者担负,承办方只负责会务组织和服务的会议。这种付费方式的会议一般是由会议公司来承办,会议组织者要为与会者开清以下发票:其一是会议费发票。开会费发票有两种情况:一是会务组人员在与会者报到交会议费时,就随手开好会费发票;二是先开据会费收据,等会议结束时,让与会者用收据换取发票。其二,开具住宿费发票。
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