识秘书职能环境的内涵,增强职能环境意识,有效地适应、优化环境,排除环境障碍,对提高秘书工作效率和效益十分重要。? 秘书职能环境包括以下三个层次:? (一)秘书所在组织的外部环境? 秘书所在组织的外部环境是一个开放的、具有层次性的、各方面相互联系的庞大系统。它既包含国际国内政治、经济、科技、文化等大环境,又包含行业系统环境、地区环境等小环境。Р(二)秘书所在组织的内部环境? 秘书所在组织的内部环境,指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。组织的内部环境是秘书实现工作职能的重要基础。? 秘书所在组织的内部环境是? 由以下要素构成:? 1.组织的物质要素? 如组织的资金、财物、设备。? 这些与秘书的办公场所、? 办公经费和办公设备等息息相关。Р精?神Р动态运行Р结构Р物质Р2.组织的结构要素? 如组织的机构设置、人员构成、工作制度、组织目标与权责分配。这些要素决定了秘书机构及秘书在组织内部的地位、交往关系、工作内容及服务对象等。? 3.组织的动态运行要素? 如组织的整体运转节奏、运转的协调性、协作状况。这些对秘书的工作效率、工作节奏及与各方面的配合默契度都有重要影响。? 4.组织的精神要素? 如组织成员对组织的认可与热爱、对组织整体利益的理解、对组织规范的认同和组织的团队精神。这些会影响秘书的深层心理,也会影响秘书的工作表现。Р(三)秘书机构的内部环境? 包括秘书机构的办公设备和办公条件、人员构成与分工情况、管理制度、人际关系以及秘书机构内部的精神、凝聚力等要素。? 营造秘书机构内部的良好环境必须具备以下条件:?一是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人;?二是要有健全的工作制度;?三是要有合理的分工合作体系,以形成高效的工作流程;?四是要有良好的信息处理机制,创建自动化、信息化办公系统;?五是要构建和谐的人际关系,形成秘书团队的向心力和凝聚力。
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