议方案.doc 2 第二第一第一第三第四制作邀请函布置会场成立筹备处二、会议方案的主要流程二、会议方案的主要流程第一第一第五第五第六第七第八举办晚会经费预算准备会议文件安排住宿举办会议 3一、筹备处成员构成图成员构成图张副经理提案组秘书组会务组宣传组保卫组外联组 41、人员分工机构负责人及联系方式成员职责会前会中会后秘书组张三 4802100 张三、张四、张五、张六等制定会议方案;拟写邀请函;通知做会议记录接待安排食宿; 文件整理存档会务组李四 4802101 李四、李五、李六、李其、李九、李八等会场布置;邀请新闻媒体; 发放通知迎宾引导、会间协调筹办晚会事宜宣传组赵二 4802102 赵二、赵三、赵四、赵武。赵六等横幅制作、新闻邀请会议摄像、录音会议相关情况网上发布与展示保卫组王二 4802103 王二、王三、王四、王五、王六、王其、王九等应急方案的制作、医疗药品的准备现场消防安全保护、维护现场秩序会场清理外联组陈一4802104 陈一、陈二、陈三、陈四、陈五、陈六拉赞助、购置礼品、发放宣传单招待嘉宾; 预订返程车、船、机票提案组刘二4802105 刘一、刘二、刘三、刘四、刘五、刘六准备会议所需文件、材料; 传达会议精神受理会议期间与会者提出的议案和提案整理会议记录5 代理商名单代理商名单组委会名单组委会名单嘉宾名单嘉宾名单内部人员内部人员外部人员外部人员 2、与会人员名单 6 要邀请谁需要什么设备主要发言人是谁如何介绍新产品应准备哪些材料制定接待计划 3、筹备成员应思考的内容为了保证会议如期举行且达到理想的效果 7二、制作邀请函●邀请函.doc 8三、会场布置●1、选定会议室、划分座区; ●2、相关人员布置会场; ●①领导牌、工作牌的发放; ●②茶水食品的摆放; ●③投影仪、灯光、相机的准备; ●3、安排保安维持现场秩序; ●4、礼仪接待相关代理商。 91、会议室 10
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