会议筹备方案拟定

)确保领导的意图得以贯彻执行(会后)Р 意义:会议筹备方案是会议工作的基础,以保证会议的顺利进? 行,是秘书的重要工作之一Р远程会议:电话会议、视频会议特点与要求(P3—P6)Р远程会议Р特点(熟记)Р工作要求(了解)Р电话会议:利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。Р(1)方便灵活,准备时间短,回复迅速,是电子通信会议中花费最少的,激发创造性思维,容易修正自己的观点,有利于开展商务交易活动和协调活动。?(2)缺少身体语言难以互动交流,缺少文本难以传递大量细节信息。?(3)可以通过搭配其他通信方式增进信息传输与交流。?(4)适用于分公司不远、规模不大办公地点相对集中的企业。Р(1)准确发出开会信息?(2)分发会议书面信息材料?(3)合理安排会场信息传输设备?(4)按时接通电话?(5)互相通报出席情况?(6)做好会议记录Р视频会议:利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。Р适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况?(1)实现声音和图像同时传送?(2)打破了空间的限制?(3)节省时间、费用(为双方)?(4)交流效果较好?(5)视频会议局限:准备期较长,初始投入成本较高,缺乏互动效果,交流不够深入广泛Р(1)发出开会信息?(2)分发文件信息资料?(3)布置会场?(4)设置与检查会场信息传输设备?(5)做好会议信息准备?(6)采用先集中后分散的形式?(7)汇总情况信息Р远程会议筹备方案的特点(熟记P6)Р(1)筹备方案拟订时应与电信服务公司联系:? 会议日期、会议起止时间、参加会议人? 数、会人员的电话号码、主持人姓名。? (2)会议程序、议程及其他材料必须尽量寄? 给与会人员。? (3)专人负责检查远程会议的设备。Р注意? 事项?(区别)Р①节省时间和金钱?②与服务机构商定做永久记录?③交流更加直接与简短Р远程?会议?特点