Р(五)接待小组Р1.负责安排指导所有参会人员的接待工作,厅、局单位做到一对一接待,学校和企业一对二接待。Р2.负责接待短信的编写,包括会议开始的前一天,会议开始当天会议开始前、会议结束后的短信,接待人员负责用自己的手机将短信发放到接待对象的手机上。Р3.接待人员要负责与参会嘉宾到校时的对接、引导签导、引入会场、引导就餐,会议结束时的送行,方便时还可向学校主要领导介绍接待的嘉宾。如负责接待的嘉宾需要用车接送、安排住宿接待人员要负责向会务小组联系安排。Р(六)会务小组:Р1.负责会场座席安排和标签制作摆放Р3.负责会前检查,组织会议签到,引导参会人员入场;Р4.负责会场服务,加强会议监控调度,保障有序进行;Р5.负责大会会见、签约、捐赠的协调服务工作;Р6.负责会场清理等会后事宜;Р(七)会场设备保障小组Р1.负责会场电源、灯光、音响、电脑、话筒、摄像头等设施设备会前调试检查,确保运行正常、满足需要;Р2.安排专人负责液晶屏画面和音乐的播放,保证与会议议程需要一致。Р(八)服务礼仪小组Р1.负责会务礼仪人员的组织、安排Р2.负责开场手语舞人员组织和节目排练Р3.负责与超星公司对接MV的制作Р4.负责礼仪服装和节目服务的准备Р5.负责启动、签约、捐赠仪式的礼仪服务(最好提前演练)Р6.负责茶水的递送和添加(茶水由后勤组提供)Р(九)后勤小组Р1.落实会议所需各类场地;Р2.落实餐饮、住宿、交通、医疗、供水供电供气等后勤保障;Р3.配合做好会前检查,落实参会人员就餐、住宿安排和引导工作;Р4.负责会议中间的茶水供应和茶歇物品的准备和摆放Р5.购买、提供会议所需各类物品。Р6.落实嘉宾接待用车及驾驭人员Р(十)宣传小组Р1.会场现场摄录像,联系媒体对现场会议做及时报道和推介Р2.负责撰写会议新闻稿Р(十一)安全小组Р维护会场内外秩序、保障会场安全、服务会场人员的需要Р十、工作进程表
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