在信息处理中克服时间管理的困难每天我们都要面对大量的信息,这些信息来自网络、电话、文件、私人交流等。如果我们没有能力控制、筛选这些信息的话,很容易造成信息的泛滥。筛选信息的3步骤:1、检查日期:从最近的开始浏览,根据日期来查找一些重要文件会给你的工作带来很多方便。2、查明来源:有些无关紧要的信函、印刷品可以略去,或者让下属代为处理。3、分清事实与观点:这点很重要,有些文件仅是客观信息的描述,而有些(如工作计划、项目建议书)则是观点的阐述。花在这两类文件上的时间也是不同的。如何面对过多信息?可以通过3个步骤解决:1・明白自己不必通晓所有的事情;2.阅读文件时,先浏览文件的标题;3•创建一个“已读”文件夹,归纳所有读过的文件。过多的书面工作会大大降低工作效率。每天不停地阅读、浏览、整理案头工作,弄得筋疲力尽,工作效率却很低下。如果我们有这方面的不足,不妨尝试以下3个方法。1.转发文件:有些文件尽管发送到了我们这里,可最终的接收人并不是我们自己。这时我们就应该及时将其转发给合适的人。这样不仅减少了自己的工作量,也使企业内部信息沟通顺畅。2.立即回复:许多邮件回复起来很方便,我们完全有能力即时回复,那就不要犹豫,立刻将其处理好。3.处理不需要的文件:有些人总是将收到的文件保存起來,担心将来会利用。当我们决定是处理还是保留某些文件的吋候,请记住:我们需要的是有用的文件而不是一张纸。如何保存我们的文档和保存了哪些文档一样重要。请尝试建立以下3种文档,它们可以协助我们提高工作效率:1.提醒文档。类似于工作清单,它包括每日、每周工作计划,时刻提醒你该做些什么。2•点子文档。在点子文档屮,你可以保存一些关于工作的灵感和想法。也许近期没法立刻实现,但对于将来的发展会有用处。3•阅读文档。这个文档类似于一个私人电子书库,里面包含了你平时上网或收到的一些有价值或感兴趣的文档,可以利用空闲时间阅读。
全文预览
