;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效。发放者作好相应发放签收记录。2.3.6施工现场使用的文件可以采取简要说明、放大上墙等多种使用形式。2.3.7文件都必须分类存放在干燥通风,安全的地方;2.3.8任何人不得在受控文件上乱涂画改,保持文件的清晰、易于识别和检索。2.3.8本院的文件属于内部使用的范围,不准私自外借,本院保持对文件私自外借、外传予以追究的权利。2.3.9所有失效或作废文件由总师办负责监督相关使用者及时从所有发放或使用场所撤出,加盖“作废”印章,确保防止作废文件的非预期使用;为某种需要保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识,如盖“参考资料”章;对要销毁的作废文件,由管理者代表授权总师办销毁。2.3.10外来文件由各接收人或接收部门接收、识别后需院长确认其适用性,由总师办负责在《受控文件清单》登录,并控制其分发。2.3.11对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。3.0记录控制要求3.1各部门将产生的各种必要的记录以及以后需要增加、合并、修改、删除记录时都必须报总师办备案,由各部门整理成《记录清单》。3.2记录的标识编号按QR—001(顺序号)—A(版本号)执行。3.3记录的时间编号按(年度)/(月份)/(流水号)格式。如2012年9月第一份记录记为NO:12/09/001。3.4记录填写要及时、真实、内容完整、页面清洁、字迹清晰,不得随意涂改,如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项目用斜杠划去;各相关栏目负责人签名不允许空白。3.5如因笔误用或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。3.6各部门负责人或资料员必须把记录分类,依日期顺序整理好,按月整理成本以利于检索。3.7记录应存放于通风、干燥、安全的地方,各部门按规定的期限保存记录。
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