文件的修改4.5.1文件修改程序按照4.3和4.4执行,并由原编制部门填写《文件更改申请表》,办公室负责办理。4.5.2文件修改后,办公室按规定的发放范围及时发放到位,并收回所有被修改的作废文件。4.5.3办公室应定期对文件修改情况进行核对,防止误用作废文件。4.6文件的归档4.6.1收到上级部门发放的文件、通知后,报公司总经理批示,按批示交部门(人员)传阅,传阅完毕后及时归档;4.6.2质量管理体系文件由办公室登记归档,存入磁盘的文件均应有备份,备份的文件也应标识归档;4.6.3体系运行过程产生的质量记录和技术记录由责任部门及时交办公室归档。4.7文件的作废和销毁4.7.1办公室对外来技术文件应定期检索,及时更换有效版本;4.7.2所有作废文件由办公室负责及时从所有使用场所收回,对特殊需要所保留的任何已作废文件,都应加盖“作废留存”章,防止误用。4.7.3对要销毁的作废的文件,由办公室填写《文件销毁/留存申请表》,经质量负责人批准后,由办公室负责处理。4.8文件的借阅、复制借阅、复制质量管理体系有关的文件,应登记并经办公室总经理同意后,由资料管理员办理借阅、复制手续。4.9文件的评审质量负责人应定期组织对现有质量管理体系文件进行评审,各部门结合平时使用情况及时反馈信息,必要时予以修改。4.10保存在计算机系统内文件或网络上发放传输文件,其控制执行JAXFJC/CX20-2009《数据保护程序》和本程序的相关要求。5.引用文件5.1JAXFJC/CX12-2009《记录控制程序》5.2JAXFJC/CX20-2009《数据保护程序》6.相关记录JAXFJC/ZJ04-01文件发放(领用)审批、登记表JAXFJC/ZJ04-02文件更改申请表JAXFJC/ZJ04-03文件销毁/留存申请表JAXFJC/ZJ04-04受控文件清单JAXFJC/ZJ04-05文件/记录归档登记表
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