单杠(“\”)划去,各相关负责人签名不允许空白。Р4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原始数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。Р4.4 记录的保存、保护Р4.4.1 各部门、单位应对记录进行分类,建立《记录清单》;依日期顺序整理好,存放于通风干燥的地方,所有的记录保持清洁、字迹清晰。按规定的期限保存记录,对于保存一年以上或重要的记录应及时移交信息中心档案室保存。Р4.4.2 贯标办编制公司《记录清单》,将本公司所有的记录格式汇总,内容包括名称、编号、保存期以及使用部门等,交管理者代表审批公布,原始样本由贯标办保存。Р4.4.3贯标办每半年检查一次各部门、单位的记录使用和管理情况。Р4.5 记录的发放、借阅和复制Р 4.5.1贯标办负责填写《文件发放、回收记录》;Р 4.5.2 各部门、单位保管的记录应便于检索,需借阅或复制者要经相应部门负责人批准,并填写《文件借阅、复制记录》。Р4.6 记录的销毁处理Р 记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由文件资料管理人员填写《文件销毁申请》,交贯标办审核,报管理者代表批准,由授权人销毁。Р4.7 记录格式Р各部门的记录格式由各部门负责编制,由部门负责人审批,报贯标办备案。记录格式设计更改,执行《文件控制程序》规定。Р5 流程图(附后)Р6 相关文件Р5.1《文件控制程序》Р5.2《档案管理制度》Р7 记录Р6.1《记录清单》Р6.2《文件发放、回收记录》Р6.3《文件借阅、复制记录》Р6.4《文件销毁申请》Р确认记录需求Р(各部门、单位)Р格式设计Р(各部门、单位)Р记录印制Р(各部门、单位)Р使用(发放、传阅)Р记录换版?Р归档Р(档案室)Р换Р版Р收集编目Р(各部门、单位)Р审批、编号Р(贯标办)РYРNРNРYР保存Р(各单位、部门)门)Р销毁РYРYР记录控制程序流程图
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