远程通信会议也是办公室自动化常用的技术。位于不同地点的人可以通过长途电话或计算机网举行会议。远程通信会议包括交换行政和技术情报的行政会议、记者招待会、远程疾病诊断或会诊、远程教学等。Р(2)计算机病毒防范Р目前世界上已知的计算机病毒已达数千种之多,并且还在不断增加。对计算机病毒的侵扰,已经找到了一些防范措施,主要有以下几种:Р①提高警惕。计算机用户应尽量使用原装软件而不用复制软件。不要与别人交换软件,也不要让外人在自己的计算机上用其自带的软盘进行操作。对于配备有计算机系统的机关、企业、事业单位的机房,不能轻易让外人出入,如因维修确需外人进入机房时,事先要采取安全措施,现场必须始终有人陪同。Р②加强法制。对于“埋设”病毒和病毒散布者严加惩处。现在,美国已有48个州通过了禁止故意破坏计算机的法律,这对病毒散布者起到一定震慑和遏制作用。Р③使用“计算机疫苗”的基本原理。在病毒最易藏匿的某些计算机软件控制部位设下保护性程序。当有来源不明的信息企业通过这些部位时,“疫苗”便会出来阻挡,同时发出警告信号,以提醒“计算机用户注意”。Р④清除病毒。计算机一旦受到病毒侵害,可以运用一种特殊的“审查程序”来找出病毒之所在,然后加以消除。最简便的消除方法就是把计算机关掉,以清除所有资料信息,然后再重新建立资料信息库,但要注意,在重新建立资料信息库时一定要使用原厂出品的新软盘,并且在新软盘使用之前要先扫描一遍,看其中是否有来历不明的信号。Р6.电话机辅助工具Р(1)交换台Р交换台用于接收所有来话呼叫并通过内部通信开关和信号将其转送各总经办或其他部门。Р(2)电话应答机Р接电话人不在时,可使用电话应答机接电话,即把电话应答机和电话接通,以便能不断回答电话呼叫并提供录音服务。每个打来电话的人都可以听到预先录好的欢迎,把信息录下来的说明。接受到的电话内容可由录音机录下来写在留言纸上,交给有关工作人员看。
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