发放时应标明唯一的分发号,做好文件发放登记。Р4.5 文件的管理Р4.5.1 文件采用统一归口,分级管理的办法,各部门建立本部门的文件控制清单,并报综合部一份,综合部负责编制总的文件控制清单,并于每年年初重新公布一次。Р4.5.2 文件使用人应保护和保存好文件,不得在受控文件上乱涂乱画,保持文件整洁、清晰,并防止文件丢失和破损;文件一但发生丢失或破损严重,应说明原因向发放部门申请补发,补发时采用新分发号,同时宣布原分发号文件作废。Р4.5.3 作废的文件应加盖“作废”标识,由文件的发放部门收回、销毁并做好登记。Р4.5.4 不论因何原因而保留的作废文件,应在文件上加盖“作废保留”印章后方可留用。Р4.6 文件的评审与更新Р4.6.1 由文件的主管部门组织对现有文件的适用性、充分性进行评审,必要时进行修订。Р4.6.2 文件的更改由更改提出部门填写文件更改申请单,经由原审批部门审批(如由其他部门审批,则应附有关背景资料)后方可实施更改。文件更改后文件发放部门及时将更改内容发放到各使用场所。Р4.6.3 文件更改可采用画改、粘贴或换页等方式,所有经更改的文件应注明其更改状态,并在更改一览表中做好标识。Р4.6.4 文件经多次更改或更改内容很多时应换版,换版的同时应作废原版文件。Р4.7 记录控制执行《记录管理程序》。Р4.8 外来工程技术文件由工程部负责接收、登记,经主管领导审批后转发到各使用部门。Р4.9 文件可以呈任何媒体,任何媒体形式的文件参照执行本程序。Р5 记录Р5.1 JL-3.5.1-01 文件审批表Р5.2 JL-3.5.1-02 受控文件清单Р5.3 JL-3.5.1-01 文件更改申请(通知)单Р5.4 JL-3.5.1-04 文件发放(回收)记录Р5.5 JL-3.5.1-05 文件(记录)销毁申请单Р5.6 JL-3.5.1-06 文件(记录)借阅登记表
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