写时, 内容不得遗漏, 未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔(除非文件规定)做记录。 5.3.2 如因笔误或填写错误要修改,应采用单杠划去,在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别,不得用涂改的方式修改记录。 5.3.3 记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误,有无明显的错误字段错误,填写全不全,是否易认。 5.3.4 文件有规定时,记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。 5.3.5 记录的填写、审核、批准人均应手写签名,并签署日期。 5.4 记录的管理和跟进 5.4.P 小组编制公司《食品质量安全管理体系清单》,列明所有格式化的记录,并规定记录的保存部门和保存期限,并附上原始样本。 5.4.2 在记录使用期内,各部门必须把所有记录分类,依日期顺序整理好, 存放于通风、干燥的地方, 所有的记录保持清洁、字迹清晰, 各部门按规定的期限保存记录。 P 小组至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中保存, 5.4.P 小组应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。 5.4.4 超过保存期或无参考价值的记录应清点登记,编写报告,经总经理同意后销毁。超过保管期限仍需留用的,应另夹另柜存放并标识。 5.4.5 记录是一种特殊的文件,应遵守《文件控制程序》中的要求,包括使用、借阅、批准、保存和保护、修改、销毁等。记录无发放要求。 5.4.6 记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。与记录无关的人员查阅记录应得到管理者代表批准。 5.4.7 当规定记录的文件没有具体规定时,记录的最先签发部门负责跟进记录的填制,直到与其有关的活动全部完成,且记录得到妥善处理和管理。 6 .相关文件文件控制程序 7 .相关记录食品质量管理体系记录清单 GZFQ/CX-02-2016 记录控制程序 A 第 10页共 61页
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