陈述已方索赔权利,准确合理计算索赔要求外,充分有力的证据是必不可少的。而索赔证据的积累正是与平日的文档管理分不开,在一些大型工程项目中,甚至专门会设立独立的文档控制中心集中实施文档管理,由此可见完善有序的文档管理是实现成功索赔的关键。另外,完善的文档管理也可以帮助承包商及时敏锐的发现索赔机会,避免己方合理的索赔权力丧失。如在工程师的变更通知,不可预见性的天气地质报告等等文档管理工作都实际上是工程索赔的信息来源。Р 索赔管理贯穿于工程建设的全过程Р工程索赔是集合工程技术,施工经验,合同知识。法律经济基础等多方面知识的综合应用,因此工程索赔是一种高智力,高水平的经营管理活动。对于大多工程项目,索赔的出现在所难免,它是合同双方申张自身权益的手段。但是想要做好合同索赔工作,必须在整个工程全过程中树立起索赔意识,建立索赔管理体系。Р 首先,在工程项目期间,即应该树立起索赔意识。例如,在投标前对合同文件条款充分研究,对施工现场方面仔细勘查,在编制BOQ报价时搞清工程量的虚实以备索赔事件发生时的及时合理的应对。Р 其次,在工程实施阶段,要做好索赔工作。建设过程中,索赔工作的安排要有一个总的时间安排。每个工程项目可能有很多具体的索赔事项,它们发生的时间有先有后,但应随着整个工程的建设进度,合理安排索赔事件的发现,申报,论证,讨论及解决的时间。根据国际工程的承包实践,承包商的索赔要求应及早提出,抓紧紧要的方面来解决,避免合理的索赔被无期限地拖下去。因此在工程建设过程中,承包商要掌握索赔的有利时机,争取在工程建设成以前完成主要的索赔谈判和付款。一般来说,发现索赔的阶段从投标时就开始了。可以延续至工程建成一半的时期;晚于这个时期提出提出的具体索赔事项,往往来不及得到彻底的处理。工程建成四分之一至四分之三这个阶段,应该是大量地,有效地处理索赔事项的时期,承包商应抓紧时间让索赔争端在这一段时间解决。
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