首要环节,是决定档案工作存在和发展的重要条件;?2.收集是实现档案集中统一管理原则的重要内容和措施;?3.收集是党和国家积累历史文化财富的手段;?4.收集是衡量归档质量和档案室工作质量的重要标尺;?5.收集是归档文件整理中其他环节的重要基础;?6.收集是维护机关历史面貌的重要手段。Р(二)收集的要求?齐全完整是收集工作总的要求。凡是本机关形成的(包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的),具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。?(三)收集的范围?一个立档单位,凡是围绕职能活动中形成的,具有保存价值的文件材料,均应收集齐全完整。因此,每个立档单位,均应制定文件材料归档与不归档范围,按照归档范围收集文件材料,避免收集工作的盲目性。Р(四)收集的方法?1.办理完毕随时收;?2.会议文件及时收;?3.常用文件定时收;?4.人员变动提前收;?5.珍贵文件跟踪收;?6.保密检查集中收;?7.盖章之时立即收;?8.制度约束按时收;Р9.责任到人督促收;?10.“帐外文件”催促收;?11.整理之前全面收;?12.发现不齐反复收。Р(五)收集的难点?在归档文件整理过程中,最难的环节就是文件材料的收集。一是领导手中的文件难于收集;二是“帐外文件”难于收集;三是特别珍贵的文件难于收集;四是机密性较高的文件难于收集。因此,各单位应针对实际情况,建立健全收集制度,制定归档范围,严格考核奖惩,采取多种收集方法,确保文件材料收集齐全。Р二、分年度Р归档文件分类方法很多,四川省统一规定全省采用保管期限——年度,保管期限-年度-机构(问题)。分年度就是把归档文件按形成的年度分开,这是归档文件整理的第二步。?(一)要求。一个立档单位,每年都要形成文件材料,在整理归档文件中,要求不同年度的文件一般不能放在一起整理,同一年度的文件才能放在一起整理。因此,分年度,也是采用最广泛、最基本的分类方法。
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