,使之有序化的过程。? 6、整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。? 7、质量要求:? (1)归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制。? (2)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。Р二、归档文件整理的步骤Р 收集→鉴定→装订→划分保管期限→分类→排列→编号→编目→装盒→上架排列Р(一)文件材料的收集? 1、本单位工作中形成的文件材料? 2、上级单位下发的文件材料? 3、不相隶属单位之间抄送的文件材料? 4、下级单位上报的文件材料? (二)文件材料的鉴定? 主要是对收集的文件材料进行“资格审定”,确定其是否属于归档的范围,剔除没有保存价值的文件材料。Р文件材料的归档范围:? 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。? 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作具有利用价值的文件材料;? 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;? 3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料;下级单位报送的重要文件材料;? 4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。Р(三)装订? 归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。Р装订方法:? 1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法,要求左、上侧对齐。? 2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可采用此种方法,要求左、上侧对齐。? 3、线装法。10页以上的文件可采用此种方法,采用“三孔一线”选择粗细适中的棉线进行装订,要求左、下侧对齐。? 4、特殊情况,如装订成册不便拆钉的书籍、刊物,由于其金属物已严密封装在其中,拆除有损其原貌,因此也可以不拆除。
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