至少在开会前6个月或更早一些时间发出。国际会议一般要在12个月之前发送通知。通知中要写清楚学术会议的目的意义、会议主题、论文议题、论文选录标准、论文报送时间、论文格式体例,以及开会时间、地点等内容,以便投稿和确定参会否。同时还要根据会议需要,选定一些专家或学者进行专题讲座。 学术会议的主体是与会代表,组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一般规范较小(因为会议频繁),参会代表并不仅仅局限在入选论文的作者,也可通过厂家或公司特邀一些专业人员参会,尽量保证会场人员。特别是会议选择在风景区,往往开幕式人数不少,闭幕式则寥寥无几,成为典型的虎头蛇尾。 学术会议的顺利召开,往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。如会议地点应尽量选择环境较好,交通便利,接待能力较强或与会议研讨内容相关的地区,最好在当地有依托单位。会场的布置,包括主席台的设置、横幅标语、背景幕布、桌签的摆放、投影设备的安装使用、茶水服务、位置安排等,一定要安排周到。另外,经过充分准备的学术会议,一定要按期召开。会议期间应当就讨论的主题进行广泛深入的研讨。学术会议要安排紧凑,紧扣主题,对会上所作的大会报告和宣读的主要论文,要围绕重点议题认真组织评议,通过讨论力求解决一些理论问题和实际问题。要贯彻“双百”方针,倡导学术民主,提倡各种不同学术观点的碰撞,对与会者应一视同仁,努力营造学术自由、平等的气氛。要注意发现和选拔优秀人才,参加学术会议的资深专家要注意发现优秀的青年人才,并向有关部门进行举荐,使优秀人才更好地成长。学术会议期间,除进行学术讨论外,还要根据情况,组织专家针对科学发展问题(如诊疗规范、共识等)提出意见和建议。在会议的形式上,也要力求多样化,要灵活采用大会报告、墙报、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式,营造学术会议的宽松氛围,提高交流成效。
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