议召开时,主席台领导或来宾座次排定,必须提前交学校办公室审定。 9、会场服务所有大、中型会议,开会前必须进行签到,决策内容较多以及需要作较长时间考虑的方案,一般应至少提前两天发给会议代表;其它会议的材料可在签到时发给;比较严肃的会议,还应分发会议证件。 10、会后工作综合性会议或重要的业务会议牵头单位,应督促有关人员尽快整理会议记录,编写会议纪要,同时将校领导重要的即席讲话整理成文稿,连同会议纪要,一并送学校办公室编发会议简报。会后牵头单位还应负责检查会议决议、决定的执行与落实情况。二、会议室使用(一)、会议室。会议室包括行政楼第一、二会议室,科研楼多媒体会议室(105)、学术报告厅(107),逸夫教学楼莎翁厅(一楼西侧)、大江厅(一楼东侧)、普希金厅、雨果厅(二楼东侧)、贵宾厅、二楼圆桌会议室(二楼西侧)及学术报告厅(三楼)。(二)、会议室管理。全部会议室和学术报告厅由校办公室负责协调安排。各院系部处室馆使用会议室先到校办网页查询预约记录,与其他预订不冲突的情况下,最少提前一周到校办公室填写申请表,由办公室安排。申请表内容包括:使用院系部处室馆名称、使用事由、使用时限、人员范围及人数。填写好的表格一式两份,校办留存一份,申请部门交物业一份。设施应用等由申请部门向现代教育技术中心申请。(三)、会议室使用。综合性会议的会场布置、服务等由校办公室负责,相关部门协助。业务会议由主持召开的业务部门负责,其准备工作包括横幅、主席台座次排定、音响、会场座位摆置、分组讨论会场、茶水的准备以及会前签到等;会议结束后请将桌椅、设备等归原位,横幅、文件等整理带走。(四)、会议室安全与卫生。各院系部处室馆在使用会议室过程中,要注意保持卫生,爱护会议室内的一切公共设施,禁止吸烟,严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画,要确保做到会散、人走、窗闭、电源关、设备齐、门上锁。会议室钥匙由校办公室和两楼物业专人管理。
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