铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号,并在其右下角逐页编写页码。页码的编页方法*凡有图文的页面,每面作为一页;*有封面的材料从封面开始编写;*空白纸和托裱用的衬纸不计页数;*复印件和原件应视为一份材料,统一编写页数;编制目录通过编目,将档案材料分类、排序后形成的体系固定下来,并为档案内容检索提供途径;*多份材料不能填写在一条目录中;*目录不能涂改;*材料形成时间填写材料落款时间;*备注填写需要说明的情况;*每类目录后留出足够空格以补充材料材料形成时间标注有多个时间的材料,一般以最后的时间为准,也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。复印件以原件时间为材料形成时间。技术加工要求幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏地,以便于展开阅读。幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边,如果不够应加边。档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。更新目录后,旧目录在首页右上角抄写姓名和档案编号,剔除的材料放在旧目录后;统一装入散材料夹内,放在档案盒内。装订装订目录置于卷首,每类档案之间有隔页纸,或在每类档案的第一页有类别标志的角标;*档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订;*打孔压字的正确做法:先加边,再打孔;*结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、方便阅读;整理过程注意事项*一是必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作有关规定,保守党和国家的秘密,确保档案的安全技术以及个人方面*二是不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料*三是不得擅自处理或销毁档案材料。整理中因审核剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导审核批准后区别不同情况予以处理*四是要加强对档案材料的管理,防止材料丢失或泄漏材料内容
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