安全。Р 4 文档一体化管理的主要内容Р 4.1 文档生成一体化Р 是指在文件生成阶段,就要按照文件归档的标准和要求进行系统设计,确保生成的电子文件符合档案管理的功能与需求。由于电子文件的内容易受损失和被修改,为保证电子文件的原始性,档案工作必须向前端延伸,参与到文件工作中去,记录电子文件从“出生”到归档成为电子档案的一切活动过程和处理情况,即实现前端控制。并尽可能多的捕获电子文件的元数据(如文件创建者、收件者、文件主题和格式,创建日期、归档日期、重要程度等),确保电子公文真实可靠。Р 4.2 文档管理一体化Р 是指对文件和档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理,包括管理体制的统一设计,组织机构的统一设置,管理人员的统一配备,管理制度的统一规范等。电子文件形成后即成为电子档案,应及时进行积累,防止在分散状态下发生信息损失和变动。机关办公活动中形成的公文性电子文件,一经定稿就不得进行任何修改。收集过程中的一切变更都应记录在案,收集的电子文件要进行备份。Р 4.3 文档利用一体化Р 是指对文件和档案的利用进行合理协调,在文件阶段就要树立服务的意识,使文件尽快尽早地发挥作用。用户根据需要,借助办公自动化系统,输入检索命令即可查到所需的全部文档信息,而不用考虑所需信息是文件信息还是档案信息,以满足用户的个性化需求,扩大利用的广度和深度,提高利用效率。Р 4.4 文档规范一体化Р 在管理过程中,要根据《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》,参照公文格式和档案著录的各项标准,针对现行的文件管理过程,制定具体的标准规范和实施要求。Р 总之,办公自动化为实行文档一体化管理奠定了基础,也为档案管理现代化、科学化提供了契机。档案工只有转变观念、创新方法,逐步推进文档一体化建设进程,才能充分发挥文书和档案的整体效益,为日常管理、科研生产提供高效的信息服务。
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