通常需要的附件有报账单、发表、合同复印件或者关键页、履约情况说明等,比如物资采购类报账附件应包含报账单、发票、采购订单、入库单、到货单、合同付款条款所要求的其他附件及合同封面页、金额页、银行账户信息页、付款条款页、双方盖章页等合同关键信息页复印件。如合同是框架下的单点合同或者补充协议,还需要提供原合同关键页。财务人员在进行审核时,应区分报账单据的类型进行分类复核,对于报账附件不齐全、不完整的,应提请业务报账部门予以补充完善。Р 报账单签字盖章要完整准确。财务审核时应检查报账单据是否按照企业资金支出管理办法或类似管理约定,由不同层级的授权人员人进行签字或盖章审批。计划外项目或者超计划的项目,应重点审核是否已经过企业管理层或授权人员的特殊审批。发现不符合要求的,应立即退还给业务部门重新整理填报。Р 报账单据的摘要要完整准确。摘要是对所报账交易事项性质的简单描述,摘要信息要能够清晰表达“是谁”、“什么时间”、“依据什么”、“做了什么事”等关键信息。如物资采购类报账摘要“XX部门支付XX公司20XX年XXР 月XX费用”。Р 三是要突出报账材料的“逻辑性”。Р 逻辑性强调报账单据与附件之间、不同附件之间以及同一附件的不同页码之间在名称、标准、数据、金额等方面要相同一致,不得出现前后不一、模糊不清的情况,以免留下税务或外部检查风险。以报账单据中所需要填写的银行账户为例,业务部门所提交报账单中的银行名称、开户行、银行账号等信息必须与供应商提交的请款通知书、双方签署的商务合同中的信息一致,如供应商银行账户信息发生变更时,必须提供企业工商登记变更、加盖供应商公章的银行账户变更说明等权威有效的变更证明或委托收款证明,否则财务有权拒绝付款。Р 为了会计档案装订的方便,企业还可以对报账单据附件的摆放逻辑提出要求,比如按照附件的重要性将摆放次序定为报账单、发票、结算单、合同等,亦可纳入逻辑性审核。
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