门负责人签字同意,借阅本部门外的合Р 同档案需总经理签字同意方可借阅。合同档案保管员须依据相关负责人签字同意的《合同借(查)阅申请表》(见附件1),方可将合同交给借(查)阅人使用。Р (二) 借出合同Р 1、借出合同时,须按有关手续借阅,须填写《合同借(查)阅申请表》。Р 2、档案管理员对所有借出的文件资料应当面清点份数、页数,发现问题查明情况,及时报告领导。Р 3、借出的资料不允许中途转借他人,必须归还后再办手续。Р 4、合同的借出时间原则上是当日借当日还,最长不超过两个工作日,如遇特殊情况需继续借阅,应重新填写《借(查)阅申请单》,不得擅自延期归还。Р Р 5、因工作需要需借某合同文件的复印件时,合同管理员必须在合同复印件上签出Р“此件仅供于×××事办理使用”字样,并做好相关登记(见附件4)。Р 6、合同档案管理员应做好借阅登记工作(见附件2)。Р (三) 查阅资料Р 1、查阅资料必须在合同管理员规定的场所查阅。Р 2、查阅资料不允许查阅与申请无关的资料。Р 3、凡查阅的资料一律不准复印Р 4、任何人不得擅自将档案、资料带出规定场所外。Р 5、合同档案管理员应做好查阅登记工作(见附件3)。Р 五、归还资料Р 借阅人应在规定时间如期归还合同档案,归还时合同管理员应认真核对,在借阅单备注栏注明归还时间及归还时出现的任何情况,做好登记工作。Р 六、损坏或丢失资料的处理Р 1、借(查)阅人对所借阅合同档案必须妥善保管,保守机密,保证安全,任何人不得随意在所借资料上乱写、乱画、涂改、剪裁、拆散,不得私自复制、调换、污损、划线等,更不能擅自复印转借,更不得损坏和丢失。 2、在借(查)阅期间发生的一切问题,一律由借(查)阅人负责。Р 七、合同档案仅供本公司利用,公司外单位或个人需查阅时,应由本单位相关人员陪同,并由本公司人员办理相关借阅手续,所有合同档案均需经总经理批准后,方可查阅。
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