92页其领用的文件给予新的分发号,并注明丢失文件的分发号作废。 4.4.6 当文件和资料需要向办公室进行借阅时,由借阅人向办公室提出申请,并填写《文件借用记录表》,使用完之后及时归还给办公室,办公室要做好文件和资料外借的登记和跟踪工作。 4.5 文件的评审办公室根据实际情况每年组织一次对现有体系文件进行评审, 需修改的按时 4.6 条进行修改,并编制最新《受控文件清单》,发至相关部门。 4.6 文件更改 4.6.1 文件需要更改时,由文件更改提出人或提出部门填写《文件更改审批单》,并交由由办公室办理相关手续。 4.6.2 办公室收到《文件更改审批单》后,对提出的更改内容进行审核,除非指定,一般文件由原审批部门/ 人进行审批,并在更改条款和内容上加划线标识,质保工程师批准后实施。 4.6.3 文件更改申请经批准后,由办公室按《文件发放(回收)登记表》的发放范围发放《文件更改审批单》,通知文件使用人员实施更改。更改通知单应注明更改性质、生效日期等内容。 4.7 文件的换版、作废和销毁 4.7.1 文件的换版 4.7.1.1 文件换版由办公室填写《文件更改审批单》,报质保工程师批准后组织修订。文件修订稿的起草、审核、批准、编号及发放的程序、负责部门等与原审批程序相同。修订后的文件与修订前的文件保持相同编号,但应有改版标记。办公室在发放新版文件和资料时及时收回旧版文件。 4.7.1.2 文件修改状态标识:版本标识采用英文字母 A、B、C、D ……表示, A 表示第一版, B 表示第二版……;修改状态标识用阿拉伯字符 1、2、3 ……表示, 0 表示未修改、 1 表示第一次修改、 2 表示第二次修改……。版本号与修改状态号之间的关系为: 每版文件同一版本内可以允许修改 5次,即修改状态号最高是 5,当超过 5次时,文件换版,即由 A版升为 B版,依此类推。特殊情况下,换版不受此限制。
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