档案管理系统,能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。(四) 第四阶段:档案室的日常管理。依托前三个阶段对档案的分类入库,微机录入, 以及保证档案室工作顺利进行的制度的制定,为档案的日常管理提供了依据准则。此外, 在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容,使公司的档案管理不断完善,四个阶段相辅相成, 加快公司档案管理的规范化、信息化进程。五、工作措施(一) 硬件设施的建设(见附表) (二) 做好资料的收集、整理工作 1、整理归档档案室现有的文档,按时间、部门、大类做粗略分类,并做好记录工作。-3- 2、收集各部门存档的各类档案,做好文档的移交工作。具体工作参照《公司档案归档范围》、《公司档案管理制度》、《公司档案管理办法》等的相关规定操作。(三) 各类档案的归档入库工作。做好资料的收集工作后,严格按照《公司档案分类表》和《档案保管年限界定表》对各类档案进行收集、归类、整理入库。(四) 编制档案目录索引,搞好档案软件录入工作。将编制历年文书档案目录并逐一录入微机,以便于微机查阅。(五) 建立和完善档案建设的各类制度及簿册。制定完善档案规范化建设管理的基本制度,同时规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。(六)加强个部门间协作配合,规范的完成档案的移交工作六、实施步骤(一) 完善档案室建立工作硬件设置。(二) 制定档案室建立工作的实施方案,按计划逐步进行,各个环节要明确工作人员, 由各部门指定人员专/兼职负责其部门的文件整理归档移交工作,分解落实责任。(三) 对所收集档案有进行序规范整理入库,编制索引目录,然后建立与实体相对应的电子版内容。(四) 建立和不断完善档案建设的制度、办法及簿册,以便于档案的日常管理。至此,我公司档案管理从人员队伍到管理制度、管理办法以及规范的建立流程共同构成了我公司的档案管理体系,在实践中将不断完善,使我公司的档案管理成为公司不断发展的助推力。
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