料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后,与原件作为一件。2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意,从保护档案原貌,简化整理的目的出发,不要对档案材料进行过度裁剪。3.幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边,不够应加边。有些材料幅面太小,无法装订,应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。5.档案材料应各自独立,严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。第五步,装订档案目录置于卷首,干部职务变动登记表排列其后,卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。反对刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚,应该分成两卷装订。分卷装订时,必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求,报送市管干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签,用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等;书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。整理工作中还要注意:一是必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作有关规定,保守党和国家的秘密,确保档案的安全。二是不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料。三是不得擅自处理或销毁档案材料。整理中因审核剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导审核批准后区别不同惰况予以处理。四是在整理中,要加强对档案材料的管理,防止材料丢失或泄露材料内容。五是按照修订后的((收集归档规定》要求,对“符合归档要求的材料,必须在接收之日起一个月内放入本人档案,一年内整理归档”。
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