英文商务书信--范例&应用样章

Chapter13.回答读者的问题想象读者的各种问题并回答问题。这是组织功能性文件内容很好的方式:想好读者可能会提出哪些问题后,在文件中一开始就清楚回答这⬇些问题,而且重要的问题要一开始就提出回答。〈Unit8〉还会再详细说英文商务书信明如何预期和回答读者的问题。4.能让读者很快在忙碌的商务读者没有时间仔细阅读文件内容,所以务必把重要的信文件中找到信息息以醒目的格式突显出来,方便读者找到信息。方式如下:1)把彼此相关的信息组织成清楚的段落,并在前面设定醒目的粗体标Unit2题。如何写好商务写作?2)以编号或字号显示文件内容的层次,也就是显示不同的段落彼此存在何种上下关系,哪些信息又是最重要的。3)如果列表中的内容是有前后关系的,那就用数字编号(numberedlist)。4)在段落中,以项目符号(bulletedlist)列表标出重要的信息。5.内容要清楚直接句子要简单明了,让读者一看就懂。不要用太过正式的语言,想象你正直接跟读者说话,用这样简单的语言就可以了。通常我们都用主动句,少用被动句,例如:Wereceivedyourorder.我们收到了您的订单。Yourorderwasreceived.Wedecided...我们决定……Thedecisionwasmade...DISCUSSION&EXERCISE11.Whatisafunctionaldocument?2.Howdopeoplereadfunctionaldocuments?3.Whyisitimportanttomakekeyinformationstandoutvisually?4.Howcanyoushowreadersthestructureofyourdocument?5.Whenshouldyouuseanumberedlistratherthanabulletedlist?005