规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。第五章收文办理第十二条收文是指本校收进上级机关、同级单位、下级部门或不相隶属机关的公文。收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第十三条收文人员根据来文的单位及内容、性质,编号登记,由公文处理的管理机构提出拟办意见送校领导批示后,交有关部门办理。紧急公文,应当明确办理时限。第十四条承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的公文处理管理机构并说明理由。第十五条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的,圈阅表示已阅知。第十六条送负责人批示或者交有关部门办理的公文,公文处理的管理机构要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。第十七条代表学校外出参加会议带回的文件、经验材料以及各职能部门直接收到的上级来文,应交至公文处理的管理机构统一归口,按收文办理程序处理。第六章公文管理第十八条公文由学校公文处理管理机构的专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第十九条学校应当建立健全本校公文处理的有关制度。第二十条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。第二十一条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。第二十二条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
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