接待人员等信息。)Р确定行程,预定机票(注意选择好航空公司、机型及班次)、酒店(选择董事长(总经理)习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等)、接/送机人员(明确接送机人的联系方式);Р完善细致周到的日程表(时间、地点、对方参会人、议程等)(见范例)。Р根据董事长(总经理)的习惯,准备出差用物品(见物品携带表)。Р拟写授权书并于董事长(总经理)出差前一天向各相关部门发出邮件和复印件(财务管理中心)等)。(见范例)Р出差中:Р在第一时间掌握董事长(总经理)到达后的联系方式,必要时通知授权人及其它相关人员;Р根据董事长(总经理)日程安排,随时通报公司业务部门工作进展情况;Р配合董事长(总经理)授权人的工作,及时掌握公司及业务相关信息;Р根据情况及时与总经办主任及董事长(总经理)沟通,及时调整日程安排;Р出差后:Р及时向董事长(总经理)汇报出差期间公司内部事务及业务进展;Р出差资料整理(包括资料、名片、会谈备忘),根据需要转发相关人员或存档;Р向董事长(总经理)认为有必要的合作方致感谢函。Р各种差旅费用报销;Р跟进业务后续事宜;Р国外出差Р出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同,但特别注意以下几点:Р机票购买时注意避免经停中转,选择好的航空公司和服务,长途飞行选择好的机型;Р注意准备好各种证件及邀请函,并提醒董事长(总经理)携带;Р根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物;Р准备当地的地图及国家风情资料;Р确认对方还是我方提供翻译服务;Р回国后向邀请方致谢。Р陪同出差Р陪同董事长(总经理)出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求,在出差前除了前面介绍的注意事项外,在出差过程中,要求秘书注意以下事项:Р登机前,为董事长(总经理)办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续;并再次确认接车人;Р到达后,办理宾馆入住手续,了解董事长(总经理)房间号码及电话,并将秘书房号电话及时告知董事长(总经理);
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