是计算机被广泛用于管理系统的环境。计算机的最大好处在于利用它能够进行信息管理。使用计算机进行信息管理控制,不仅提高了工作效率,而且大大提高了其安全性。建立一个资料管理系统,使资料管理工作规范化,程序化,避免资料管理随意性,提高信息处理的速度和准确性,能够及时、准确、有效的查询和修改资料情况。更有利于节约成本,最大效率的利用现有资源,实现资源的优化配置。客户资料管理系统需要满足来自三个方面的需求。这三个方面分别是资料室工作人员,租赁客户和资料室管理人员。租赁客户的需求是查询资料室所存的客户资料。个人租赁情况及个人信息的修改,资料室工作人员对租赁客户的租赁及归还车辆要求进行操作,同时形成借或还报表给租赁客户查看确认,资料室工作人员的功能最为复杂,包括对工作人员,租赁客户,客户资料进行管理的维护及系统状态查看,维护并生成借还书报表。租赁客户可直接查看租赁资料情况,如果租赁客户根据本人的编号和密码登录系统,还可以进行本人租赁情况查看,和维护部分个个信息,一般情况下,租赁客户只应该查询和维护本人的租赁情况和个人信息,若查询和维护其他人的租赁情况和个人信息就要知道其他租赁客户的姓名和密码,这些是很难做到的,特别是密码,所以不但满足了租赁客户的要求,还保护了租赁客户个人隐私。资料室工作人员有修改租赁客户资料的权限,所以需对工作人员登基本模块更多考虑,在此模块中,资料室工作人员可以为租赁客户加入租赁记录或归还记录。传统的的租赁公司采取手工方式对租赁情况进行人工管理,由于信息比较多,租赁资料信息管理比较混乱而复杂;一般租赁情况是记录在租赁协议上,资料的数目和内容记录在文件中,工作人员和管理人员也只能当时它比较清楚,时间一长,如再有进行查询,就得重多资料翻阅,查找了造成查询费时,费力。如果对很长时间以前的资料进行更改就更加困难了。开发这样的资料管理系统,减少工作中不必要的过程,来提高工作效率。
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