业委会专职秘书职责业主委员会秘书,其岗位职责是在业委会主任的领导下,从事业委会的日常管理工作。对内为全体业主服务,对外代表业委会协调与物业管理公司、居委会的关系。向下倾听业主的意见、解决他们的疑难,向上受业委会领导、对业委会负责。主要职责有:1.组织、召集业主大会及业主委员会相关会议,起草相关文件,制定会议流程,完成会议记录及整理,协助委员处理日常事务工作。2.负责接待来访业主咨询,并在职责范围内做好业主建议和意见的登记、反馈工作。4.收发整理电子邮件,并在业主群看帖,记录整理回帖及短信息。5.就有关业委会决议及时与相关单位,如开发建设单位、物业公司等进行沟通;6.业主委员会文档资料的归档整理和保管,包括以下材料: (一)业主委员会委员选举及备案材料;(二)业主大会、业主委员会会议记录、决定; (三)业主大会议事规则、管理规约、物业服务合同等; (四)专项维修资金相关材料; (五)业主意见及建议。(六)其他相关材料7. 每年协助业主委员会委员形成业主委员会年度工作报告及其他相关文件;8.参加建委、街道办等上级部门组织的有关学习。9. 同所在街道办事处及上级主管部门就具体问题进行解决和沟通。10.业委会交办的其他各项工作。11.将每月主要工作内容公布在公示栏内,接受业委会、广大业主的指导和建议。
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