对、用印、登记、分发、归档等环节。Р (一)拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序,是关系到文件质量的基础工作,必须十分认真细致。Р (二)会签。各部门需以公司名义发文时,部门负责人在文件审批单上签字,说明发文性质、内容、对象等;会签后送行政人事部审批。Р (三)核稿。即对文件草稿进行审核。由行政人事部负责人在草稿未送总经理审批之前,依据公文的基本要求,对草稿的体式、内容等进行全面的审核。Р (四)签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批,文件草稿经总经理签发后,即成为最后定稿,文件据此生效。Р (五)编号。文稿经总经理签发后,要进行编号登记,防止发文混乱。Р(六)打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制,在印制过程中,必须做到:Р 1、必须以经总经理签发后的定稿为依据,忠于原稿,不得随意改动,确需改动的要报经总经理批准。Р 2、注意排版艺术,版面的安排要美观大方、赏心悦目。Р 3、注意保密,不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板要管理好,废页要及时的在碎纸机上碎掉,防止泄密。Р (七)校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行,三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准,进行认真仔细地校对,连标点符号也不能放过,把住文件制发的最后一关。Р(八)用印。即在制成的公文上加盖印章,这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当,即“上不压正文,下要骑年盖月”。Р (九)分发。发放文件时,必须建立发文登记簿,严格履行收文人签字手续,保证文件发放不出差错。Р (十)归档。这是发文处理工作最后一道工序,即将制成的文件连同文稿一起,按正文在上、草稿在下的顺序收集起来,年终按文书档案管理的要求,整理归档。若系电子文档,除打印出一份正文归档外,还应另存为PDF格式文件并按月份刻录成光盘,便于调阅。Р XXXX有限公司
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