012年2月Р电算化会计档案管理制度Р为了加强幸福商贸(上海)有限公司财务电算化会计档案的科学管理,根据有关规定,特制定本办法:Р电算化会计档案包括:Р存储在计算机硬盘中的会计数据、光盘存储的会计数据。Р计算机打印输出的会计资料(包括报表格式和计算公式)。Р会计电算化软件全套文档资料及软件程序。Р必要的上机操作记录及工作日志。Р会计电算化资料的管理要严格按照财政部有关规定的要求执行。设置会计档案交接记录簿,各种会计档案要有严格的交接记录,由专人负责。Р对应用的会计软件应做出备份,与正版软件存于不同地点由专人保存,保管期限截止为该软件停止使用或有重大更改之后五年。Р每月计算机内的电算数据均要由系统管理人员双重备份,并同时进行编号登记以及分类整理、立卷、保密。Р计算机打印的会计凭证、帐簿、报表(由各岗位会计人员负责打印),均由财务科指定的专人负责保管,随同相应的会计核算软件均由计算机管理负责保密,按有关规定的时间(第三年)分类整理、立卷后,交本单位档案部门妥善保管。(档案室应制定相应此保管办法,尤其是软盘的保管)Р标有财务数据的会计核算软盘,只准在本单位计算机房内使用,一般不外借,如有特殊情况需外借(必须以拷备盘),需经本科领导批准,并做好详细登记(以便催其归还),包括:Р⑴借用单位;⑵借用人;⑶借用目的;⑷借用时间;⑸归还时间。Р计算机管理人员保管的有关电算核算软盘必须符合安全、防磁、防火、防尘、防潮、温度、湿度适宜等要求,实行科学管理,否则将追究有关人员的责任。Р电算化会计核算软盘档案的保管期限和销毁办法,同其他会计档案一样,均按财务部有关规定的要求办理。Р注:因保管会计电算化核算数据的软盘是以磁记录形式保存在软盘上的,在档案后每五年内应重新以新光盘备份一次,当然最好是以光盘刻录进行多月或多年进行备份,因为只要光盘不被磨擦,它的保存时间是大大优于软磁盘的。Р 2012年2月
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