按资料收集范围及时收集各种档案资料, 并将筛选后的资料分类装订、编制目录, 进袋入档。档案袋, 档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。(二) 卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限; 注明“短期”的一般以五年为期限; 注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。(三)凡档案资料收集范围细目中未编入,但确有使用、保存价值的其它资料,学校可根据需要自行决定是否保留。三、档案补充(一) 教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。(二) 外来文件、函件由收文员( 或人事秘书) 统一分类编号登记, 交校有关领导阅后,即立卷归档。(三) 校内印发的文件是档案补充的重点, 平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归档。四、档案转递教职工因工作调动, 需要转递档案, 必须安上级有关部门通知的转递项目逐项登记, 严密包封, 并加盖密封章, 通过机要转递,不得公开邮寄或交本人自带。五、档案查阅(一) 校外人员来校查阅档案, 必须持有单位介绍信, 经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案; 查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案; 未经同意不得摘抄档案材料, 经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见; 查阅者不得将档案材料拿出资料室。(二) 校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅,并要办理登记手续,在规定期限内完好无损地归还。六、档案安全保密(一) 档案资料室门窗要加固, 要备有消防器材, 保持整洁、干燥, 自然通风,严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。(二) 档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室, 不得外泄档案中的机密,档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等,不得乱仍乱抛,应将保密纸处理或销毁。
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