示收件人查看附件。附件文件应按有意义的名字命名。正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过4个,数目较多时,应打包压缩成一个文件。上一页下一页返回8.1电子邮件礼仪如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式,以免影响使用。如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。(5)回复技巧收到他人的重要的电子邮件后,即刻回复对方,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对一些优先级低的邮件,可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。如果事情复杂,无法确切回复时,应该及时回复“收到了,我们正在处理,一旦有结果,就会及时回复”,不要让对方苦苦等待。上一页下一页返回8.1电子邮件礼仪如果正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的回答,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。(6)主动控制邮件的来往为避免无谓的回复,浪费资源,收件人可在文中指定部分给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”“无须行动”“仅供参考,无须回复”等。只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源。(7)转发邮件要突出信息上一页下一页返回8.1电子邮件礼仪在转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息。除此之外,转发敏感或者机密信息时,要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要,还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息。不要将“RE”了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑。2.实例:创建邮件并检查拼写①启动Outlook2010,如图8−1所示。②单击工具栏“新建电子邮件”命令,打开新建电子邮件对话框,如图8−2所示。上一页下一页返回
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