?回顾:文档与文件的区别? 1.1 文档管理文档管理(Document Management )是以文档为管理对象,对其创建、修改和管理的控制活动,这些控制措施主要集中在文档的访问和版本控制上。电子文档管理生命周期 1.文档管理和文件管理 1.2 文件管理文件管理(Records Management )是为了维护文件的证据价值,而对文件的创建、接收、维护、使用与处置等行为进行有效控制的过程,包括捕获和维护与机构业务活动有关的具有证据价值的文件和信息等行为。?有效的文件管理要求: ①支持以凭证为基础的管理政策; ②通过对文件的良好组织, 遵从各项法规并支持文件保护; ③通过对决定、行动和事务进行详细记录以保证文件的可靠性; ④通过向机构各部门提供可靠的文件信息共享和再利用,以支持机构和组织的知识管理网络; ⑤具有支持信息交换和部门间协同工作能力的功效。 1.文档管理和文件管理文档管理与文件管理?文档管理与文件管理比较思考:文档管理与文件管理还有哪些相同和不同之处? 1.文档管理和文件管理 1.文档管理和文件管理 1.3 电子文件管理与电子文件保存电子文件管理( ERM :Electronic Records Management )是指使用自动化的技术来管理文件,是文件管理过程和程序的自动化。电子文件保存( ERK :Electronic Recordkeeping )是指开发一个自动化过程,使机构用于管理其电子文件,该自动化的过程不仅仅支持一份电子文件的内容的保存,还支持其背景和结构的长期保存。★注意:两个概念中的电子( electronic )是不同的! 1.文档管理和文件管理?ERMS 和EKMS 的差异?相同:具有档案功能(Archival Function ) ?档案功能是指为实现安全保管和保存档案文件并确保它们可供利用和可被理解而实施的一系列必要的相关活动。
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