理、汇总、装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。二、档案整理在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。1、按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行修改。2、在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。3、按要求把统一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。4、破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。5、制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。6、扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。三、档案扫描1、根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描,也可以采用小幅面扫面后的图像拼接方式处理。2、纸质状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。3、扫描色彩模式一般有黑白二值,灰度、彩色等。通常采用黑白二值。4、页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描;页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度模式扫描。5、页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片,彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。6、扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
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