另外,机要秘书一般都身兼多种工作,除文件的收发管理外,一般还有单位各类印鉴的保管使用、传真机的管理使用以及其他繁琐的事务,因此机要秘书要有一种如履薄冰的责任意识,严格要求自己,对工作中的一点一滴,都要力求把它做得好一些。即使这样,工作做完后还要考虑这样做有没有不妥的地方,确保不出错或少出错。Р二、机要秘书要有较强的组织管理能力机要文件的管理工作是一项严肃而细致的工作,要做好这项工作,还要求机要秘书必须具有较强的组织管理能力。Р(一)要熟悉机要文件的管理程序。首先要对照发文通知单及时清点、核对文件;其次要对文件进行分类登记、编号;第三将供领导阅读的文件和供各职能部门执行的文件送主任签阅后,分内容、分部门、分级别,按时间的先后及时进行传阅、催办、返回。Р(二)要加强文件阅办中的过程控制传阅文件是领导同志之间互通信息、交换意见、商决事情实现集体领导的重要工作方法。如何组织好文件传阅,对于提高工作效率有极为重要的作用。要注意以下几方面:Р1、时间性。机要文件的保密是具有一定时间性的,在当今改革开放时期,各种政策、信息的交流,对国家的建设和安全起着越来越重要的作用,快速传递上级文件精神、及时报告下级的情况,保证上下级之间的信息畅通,是机要文件管理的时间性要求。
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